9 fórmulas clave para gestionar tu inventario

La gestión de inventarios es un reto crucial en el sector del retail deportivo. Una mala gestión puede provocar rupturas de stock, exceso de inventario o incluso pérdidas financieras. Para evitar estos riesgos, todo depende de datos precisos y cálculos matemáticos. Dominar las fórmulas clave es esencial para asegurar un funcionamiento operativo eficiente.

Optimizar los niveles de inventario, maximizar el rendimiento y garantizar la sostenibilidad del negocio… En este artículo, encontrarás todos los cálculos clave que necesitas conocer y las herramientas esenciales para integrar en tu gestión de inventario.

Comprender bien tus inventarios

Los desafíos de la gestión de inventarios en el retail

En el retail deportivo, la gestión de inventarios tiene un valor estratégico. Los principales desafíos consisten en mantener un nivel óptimo de inventario que satisfaga la demanda de los clientes, mientras se minimizan los costos asociados al almacenamiento y la obsolescencia. Una gestión eficiente del inventario ayuda a evitar las rupturas de stock, que pueden resultar en la pérdida de ventas y la insatisfacción de los clientes, así como el exceso de inventario, que inmoviliza capital y aumenta los costos.

Además, la gestión de inventarios desempeña un papel crucial en la previsión de ventas, la optimización de pedidos a proveedores, la gestión de devoluciones y el análisis de tendencias del mercado. En resumen, una buena gestión del inventario permite mejorar la satisfacción del cliente, optimizar los costos y maximizar las ventas, contribuyendo así al rendimiento global de la empresa.

¿Para qué sirven los KPI?

Los KPI (Key Performance Indicators) son indicadores clave que permiten medir y evaluar los resultados y el desempeño de una actividad o proceso. En la gestión de inventarios, son extremadamente útiles porque proporcionan información valiosa sobre la eficiencia de las operaciones:

• Los KPI ofrecen datos claros y objetivos. Por ejemplo, un alto nivel de inventario obsoleto puede señalar la necesidad de revisar las políticas de aprovisionamiento o lanzar promociones para liquidar el stock.

• Permiten monitorear y medir el rendimiento general proporcionando datos cuantitativos precisos. Esto ayuda a evaluar si los objetivos establecidos se están cumpliendo, tomar decisiones informadas y ajustar las acciones si es necesario.
• Revelan problemas e ineficiencias en la cadena, lo que impulsa a tomar medidas correctivas. Por ejemplo, una alta tasa de rupturas de stock puede indicar fallos en la planificación de pedidos o en la gestión de previsiones.

Las fórmulas para calcular el inventario

La tasa de disponibilidad

La tasa de disponibilidad mide la capacidad de una empresa para satisfacer la demanda de los clientes manteniendo los productos disponibles en el estante o en inventario. Se calcula dividiendo el número de unidades disponibles en un momento dado entre el número total de unidades solicitadas por los clientes.

Tasa de disponibilidad = (Productos disponibles / Productos solicitados) x 100

Por ejemplo, si tu tienda tiene 500 unidades disponibles en stock y los clientes han solicitado un total de 600 unidades, el cálculo sería: (500 / 600) x 100 = 83,33%.

Esto significa que tu tienda tiene una tasa de disponibilidad del 83,33%, lo que indica que puedes cubrir aproximadamente el 83,33% de la demanda de tus clientes con los productos disponibles en stock.

La tasa de disponibilidad es un indicador importante porque permite evaluar la eficiencia de la gestión de inventarios e identificar problemas como rupturas de stock o exceso de inventario. Una tasa de disponibilidad alta indica una buena gestión de inventarios, mientras que una tasa baja puede señalar problemas en la planificación de pedidos, el aprovisionamiento o la gestión de previsiones.

El tiempo de aprovisionamiento

También conocido como Lead Time de Proveedores (LTP), es el tiempo que transcurre entre el momento en que se realiza un pedido a un proveedor y el momento en que los productos están efectivamente disponibles en stock. Representa el tiempo necesario para que los productos solicitados lleguen a la empresa.

El cálculo del tiempo de aprovisionamiento varía según la metodología utilizada, pero generalmente se basa en tres elementos clave:

• El tiempo de procesamiento del pedido (el tiempo que tarda el proveedor en procesar el pedido una vez recibido).
• El tiempo de transporte (el tiempo que los productos tardan en llegar desde las instalaciones del proveedor hasta la empresa).
• El tiempo de recepción y control de las mercancías, para garantizar que coincidan con el pedido realizado y estén en buen estado.

Tiempo de aprovisionamiento = (Tiempo de procesamiento del pedido + Tiempo de transporte + Tiempo de recepción y control) / Número de pedidos

Para obtener un cálculo representativo, es recomendable analizar varios pedidos realizados al mismo proveedor durante un período de tiempo, por ejemplo, varios meses.

Stock máximo, stock mínimo y stock de seguridad

Stock máximo: Es la cantidad máxima de productos que deseas tener en inventario en un momento dado. Se calcula en función de la demanda prevista, los tiempos de entrega de los proveedores y las limitaciones de espacio de almacenamiento.

Stock máximo = Demanda media diaria x Tiempo de entrega máximo

Stock mínimo: Es la cantidad mínima de productos que quieres tener en inventario para evitar rupturas de stock. Se determina considerando la demanda media diaria y el Lead Time promedio de los proveedores.

Stock mínimo = Demanda media diaria x Lead Time promedio de los proveedores

Stock de seguridad: Es una cantidad adicional de productos que mantienes en reserva para hacer frente a variaciones imprevistas en la demanda o retrasos en las entregas. Es una medida de precaución para evitar rupturas de stock.

Stock de seguridad = (Demanda máxima – Demanda media) x Tiempo de entrega promedio

¿Qué es el punto de pedido?

El punto de pedido es un concepto clave en la gestión de inventarios. Representa el nivel de inventario a partir del cual debes realizar un pedido para evitar una ruptura de stock antes de que llegue la próxima entrega. Su cálculo se basa en el stock mínimo, al que se le suma el stock de seguridad.

Punto de pedido = (Demanda media diaria x Tiempo de entrega promedio) + Stock de seguridad

El punto de pedido debe reevaluarse periódicamente en función de los cambios en la demanda, los tiempos de entrega o las políticas de inventario. Un cálculo preciso permite optimizar los niveles de inventario, evitar rupturas de stock y reducir costos.

Stock promedio

El stock promedio te permite calcular la cantidad media de productos que tienes en inventario a lo largo de un período determinado. Se calcula sumando el stock inicial y el stock final, y dividiendo el resultado entre dos.

Stock promedio = (Stock inicial + Stock final) / 2

El stock inicial es el nivel de inventario al comienzo del período, y el stock final es el nivel de inventario al final del período. Esta fórmula te proporciona una estimación del nivel promedio de inventario durante ese tiempo.

El cálculo del stock promedio es útil para:

• Prever las necesidades futuras de aprovisionamiento.

• Optimizar los niveles de inventario en función de la demanda real.

• Reducir los costos relacionados con la gestión de inventarios, como los costos de almacenamiento, el riesgo de deterioro o la obsolescencia, y los costos de financiación.

Tasa de rotación de inventarios

La tasa de rotación de inventarios es una fórmula utilizada para medir la velocidad a la que los productos se venden y se reabastecen. Un alto índice de rotación indica que los productos se venden rápidamente, lo que significa que puedes mantener niveles más bajos de inventario y evitar el exceso de stock.

Tasa de rotación de inventarios = Costo de los productos vendidos / Stock promedio

Este indicador también es útil para medir la eficiencia en la gestión de la liquidez: una tasa de rotación alta significa que puedes recuperar rápidamente la inversión en inventarios y reinvertir ese capital en nuevos productos u otras áreas de la empresa.

Cantidad Económica de Pedido (EOQ)

La Cantidad Económica de Pedido (EOQ, por sus siglas en inglés) es un concepto que se utiliza en la gestión de inventarios para determinar la cantidad óptima que se debe pedir, con el fin de minimizar los costos totales relacionados con los inventarios. El objetivo es equilibrar los costos de almacenamiento y los costos por pedido.

La fórmula de EOQ se basa en la fórmula de Wilson:

EOQ = √(2 x D x C / S)

Donde:

• D es la demanda anual del producto en unidades.

• C es el costo fijo por pedido.

S es el costo unitario de almacenamiento.

Las herramientas para una buena gestión de inventarios

En el retail deportivo, utilizar un ERP especializado para gestionar los indicadores clave de rendimiento en la gestión de inventarios ofrece múltiples ventajas. La automatización de los cálculos permite ahorrar tiempo, evitar errores humanos y detectar rápidamente las desviaciones mediante alertas.

El ERP recopila y procesa automáticamente los datos del inventario, facilitando la generación de informes precisos y actualizados. También proporciona una visión global de la actividad de las tiendas, lo que permite una gestión optimizada a través de diferentes canales de venta (tiendas físicas, e-commerce, etc.).

Un ERP especializado también ajusta automáticamente el inventario tras cada venta o recepción de mercancía, actualizando las cantidades disponibles en tiempo real. Esto ayuda a evitar rupturas de stock y excesos.