Gestión de inventarios: ¿es Excel la mejor opción?

Una correcta gestión de inventarios es clave para el éxito y la rentabilidad de tu empresa. Sin una visión completa de los productos disponibles, las recepciones, los envíos, los pedidos y las entregas, tu negocio puede sufrir graves consecuencias financieras y operativas. Por ello, es esencial contar con herramientas que te permitan supervisar toda la cadena y optimizarla según tus necesidades. Pero, ¿cuál es la mejor opción para gestionar tus inventarios? ¿De verdad deberías seguir utilizando Excel o hay soluciones más avanzadas? Descúbrelo a continuación.

Lo que necesitas en tu cuadro de gestión de inventarios

Lo primero es hacerte las preguntas adecuadas. Ya sea que uses una hoja de cálculo en Excel o un software especializado, la solución que elijas debe ajustarse a las particularidades de tu negocio. El objetivo es simplificarte la gestión y darte una visión integral de tus flujos a través de una herramienta eficiente. Para ello, lo más recomendable es hacer una lista de tus necesidades clave y así tomar una decisión acertada:

• Define el objetivo de tu herramienta de gestión de inventarios: ¿mejor organización? ¿Automatización de procesos? ¿Facilitar la toma de decisiones? ¿Mejorar la calidad del servicio? ¿Optimizar tu estrategia omnicanal?
• El perfil y tamaño de tu empresa: ¿trabajas en B2B o B2C? ¿A través de qué canales de distribución (tienda física, e-commerce…)? ¿Debes gestionar varias monedas? ¿Cuántas referencias tiene tu catálogo? ¿Cuántos proveedores gestionas? ¿Tienes uno o varios almacenes o puntos de venta?
• Las funcionalidades clave: gestión en tiempo real, multi-almacén, multi-tienda en franquicia, recepciones/envíos, control de compras, centralización de contactos, gestión de ventas con seguimiento contable (presupuestos, órdenes de compra, facturas, pagos…), estadísticas detalladas…
• Sistema de información: ¿necesitas que la herramienta se integre con otras soluciones que ya utilizas? Si es así, ¿la opción elegida podrá sincronizarse con tus herramientas actuales?
• Aspectos técnicos: ¿prefieres una herramienta de código abierto, un servicio SaaS con actualizaciones periódicas, o alojada en la nube o en un servidor local?
• Soporte: ¿qué tipo de mantenimiento incluye? ¿Cuál es el costo? ¿Es intuitivo para todos los usuarios?

Excel o software: ¿dónde y por qué invertir?

Si bien Excel es una herramienta conocida y confiable para muchos gestores y comerciantes, pronto se queda corta cuando se trata de gestionar inventarios. El manejo manual de las operaciones no solo consume mucho tiempo, sino que también conduce inevitablemente a errores humanos (fallos tipográficos, fórmulas incorrectas, actualizaciones olvidadas…). No olvides que Excel no es una herramienta automatizada, lo que significa que no podrás hacer un seguimiento en tiempo real de tu inventario. Además, la seguridad de los datos es considerablemente menor en comparación con una solución especializada que almacena y protege tu información, sin riesgo de pérdida o interrupción del negocio.

Invertir en un software de gestión de inventarios es una opción mucho más eficiente y sostenible, ya que la herramienta crecerá junto a tu negocio. Esto aplica tanto al aumento en la cantidad de productos como al desarrollo de tu equipo al incorporar nuevos colaboradores a la cadena.  

Aquí tienes cuatro razones por las cuales deberías optar por un software de gestión de inventarios:  

• Automatización de procesos, lo que te permitirá ahorrar tiempo desde la entrada de productos en el almacén hasta el envío de los pedidos, manteniendo siempre el control sobre toda la cadena logística.
• Seguimiento en tiempo real, que te ofrece una visión precisa del estado actual de la actividad, garantiza la trazabilidad de los productos y optimiza los flujos.
• Satisfacción del cliente, asegurada gracias a tu capacidad de entregar el producto adecuado, en el lugar adecuado y en el momento justo, con un procesamiento rápido de los pedidos.
• Reportes, con estadísticas precisas que te ayudarán a tomar las decisiones correctas y a gestionar mejor tus inventarios.

Criterios para elegir bien tu software

Elegir la solución adecuada va más allá de simplemente gestionar inventarios. Como ya mencionamos, es esencial apostar por la inmediatez y la automatización para asegurar la disponibilidad de tus productos y mejorar el rendimiento de tu negocio. El seguimiento en tiempo real es, por tanto, la base de un buen software de gestión de inventarios. Compras, recepciones, movimientos, inventarios… Debe ofrecerte una visión de 360° de tus flujos y ayudarte a gestionar tu cartera de pedidos, considerando tus precios, posibles promociones y tendencias del mercado.

En la era digital, no puedes ignorar la importancia de una gestión de inventarios unificada entre tus distintos canales de distribución. Al centralizar tus puntos de venta, podrás ajustar tus inventarios disponibles con mayor precisión y gestionar los volúmenes, ofreciendo una oferta coherente a tus clientes. Un mismo nivel de información, inventarios conectados en línea y fuera de línea… Estos son los retos clave de las estrategias omnicanal, esenciales para el crecimiento de las tiendas.

Apuesta también por una herramienta que ahorre tiempo a tus colaboradores al automatizar tareas repetitivas y de bajo valor añadido. Debe incluir funcionalidades como la reposición automática de tus referencias, alertas de inventario bajo y la opción de transferir productos entre tiendas. Una automatización eficiente no puede prescindir de la integración de todos los datos esenciales de tu actividad. Datos de clientes, niveles de stock, plazos de entrega, información de productos… Una solución de gestión global e interconectada, que facilite el acceso a todos los datos cruciales para una venta, marcará claramente la diferencia.

Usar Excel para gestionar inventarios ya no se ajusta a las necesidades actuales de los comerciantes. En la era digital, un software de gestión permite automatizar toda la cadena de valor, realizar un seguimiento en tiempo real de los flujos en el almacén y unificar los puntos de venta. Estos aspectos clave garantizan una mayor satisfacción del cliente y un rendimiento superior. Elegir bien tu software de gestión de inventarios es asegurarte de contar con las funcionalidades esenciales para optimizar tus procesos y hacer crecer tu negocio.