Tableau de gestion des stocks : faut-il utiliser Excel ?

La bonne gestion des stocks est cruciale à la performance et à la rentabilité de votre entreprise. Sans une vision globale sur vos produits disponibles, vos réceptions et expéditions, vos commandes et livraisons, votre activité risque de sérieuses conséquences financières et opérationnelles. C’est pourquoi il vous faut mettre en place des tableaux de bord précis, qui vous permettent de garder un œil sur toute la chaîne et de l’optimiser en fonction de vos besoins. Mais quelle est la meilleure solution pour bien gérer ses stocks ? Faut-il vraiment fonctionner sur un tableau Excel ? Ou existe-t-il des logiciels plus adaptés ? Réponses ci-dessous.

Ce qu’il faut dans votre tableau de gestion des stocks

Il faut avant tout vous poser les bonnes questions. Qu’il s’agisse d’un tableur excel ou d’un logiciel dédié, la solution choisie doit impérativement coller à votre activité et à ses spécificités. L’objectif est de vous faciliter la vie et de vous donner une vision globale sur vos flux en un tableau de gestion des stocks. Le plus simple est donc de dresser une check-list de vos besoins prioritaires pour faire un choix éclairé en fonction de :

• • L’objectif de votre outil de gestion des stocks : mieux vous organiser ? Automatiser vos process ? Faciliter la prise de décision ? Améliorer la qualité de service ? Gérer votre stratégie omnicanale ?

• • Le profil et la taille de votre entreprise : traitez-vous en B2B ou B2C ? Sur quels canaux de distribution (magasin, e-commerce…) ? Devez-vous gérer des devises multiples ? Combien de références figurent à votre catalogue ? De combien de fournisseurs ? Disposez-vous d’un ou de plusieurs entrepôts / points de vente ?

• • Les fonctionnalités utiles : gestion en temps réel, multi-entrepôts, multi-magasins en franchise, réceptions / expéditions, gestion des achats, centralisation des contacts, gestion des ventes avec suivi comptable (devis, bons de commande, factures, paiements…), statistiques…

• • Le système d’information : l’outil doit-il s’intégrer avec d’autres solutions sur lesquelles vous opérez déjà ? Si oui, la solution choisie pourra-t-elle partager des informations avec vos outils actuels ?

• • Les aspects techniques : outil en open source, en abonnement Saas avec mise à jour régulière, hébergé sur le cloud ou sur un serveur local ?

• • L’accompagnement : quelle offre de maintenance ? Pour quel tarif ? L’outil est-il facile à prendre en main pour tous les utilisateurs ?

Excel ou logiciel : où et pourquoi investir ?

Là où le tableur Excel est un outil rassurant et connu des gestionnaires et commerçants, il a vite ses limites en termes de gestion de stocks. Un traitement manuel des opérations entraîne une perte de temps considérable mais aussi des erreurs humaines inévitables (fautes de frappe, formules erronées, oublis de mises à jour…). Ayez bien en tête qu’Excel n’est pas un outil automatisé et qu’il vous sera impossible de suivre vos stocks en temps réel ! Par ailleurs, la sécurisation des données est beaucoup moins évidente via ce tableur que via une solution spécialisée dédiée, qui sauvegarde vos données et les protège, sans risque de perte et de rupture d’activité.

Investir dans un logiciel de gestion des stocks est bien plus performant et pérenne, car l’outil suit votre évolution dans la durée. Et ce aussi bien en termes de progression du nombre de produits que dans le développement de votre équipe avec de nouveaux collaborateurs à intégrer dans la chaîne.

Voici 4 raisons pour lesquelles il vous faut opter pour une solution logicielle de gestion des stocks :

1. L’automatisation des process, qui permet de gagner du temps de l’entrée des produits dans votre entrepôt à l’expédition des commandes, tout en gardant un œil sur toute la chaîne logistique.
2. Le suivi en temps réel, pour une vision à l’instant T sur la situation de l’activité, la traçabilité nécessaire des produits et l’optimisation des flux.
3. La satisfaction de vos clients, garantie par votre capacité à offrir le bon produit, au bon endroit et au bon moment, avec un traitement rapide des commandes.
4. Le reporting grâce à des statistiques précises pour vous aider à prendre les bonnes décisions et à valoriser vos stocks.

Les critères pour bien choisir votre logiciel

Aller vers la bonne solution, c’est voir au-delà du seul tableau de gestion des stocks. Comme dit ci-dessus, vous devez rechercher l’immédiateté et l’automatisation pour garantir la disponibilité de vos produits et améliorer la performance de votre magasin. Ainsi le suivi en temps réel est le socle incontournable d’un bon logiciel de gestion des stocks. Achats, réceptions, mouvements, inventaire… Il doit intégrer une vision 360° de vos flux et vous aider au pilotage de votre carnet de commandes, tout en prenant en compte vos tarifs, vos opérations commerciales éventuelles, vos tendances marché.

À l’ère du digital, vous ne pouvez pas faire l’impasse sur une gestion de stocks unifiée, entre vos différents canaux de distribution. En mutualisant vos points de vente, vous pouvez ajuster vos stocks disponibles au plus fin et maîtriser les volumes tout en présentant une offre cohérente à vos clients. Un même niveau d’information, des stocks connectés on et off-line… Ce sont les enjeux des stratégies omnicanales, essentielles à la croissance des magasins.

Misez également sur un outil qui fera gagner du temps à vos collaborateurs en automatisant les tâches chronophages et à faible valeur ajoutée. Il doit intégrer des fonctionnalités telles que le réassort automatique de vos références, en fonction de votre clientèle et de votre actualité, des alertes de stocks en cas de niveaux trop faibles, la possibilité de transférer des produits d’un magasin à l’autre etc. Une automatisation optimale ne peut se passer d’une communication entre toutes les données essentielles qui font votre activité. Data clients, niveaux de stocks, délais de livraison, informations produits… Une solution de gestion globale, interconnectée pour faciliter l’accès à toutes les données cruciales à une vente, fait clairement la différence.

L’utilisation d’Excel pour un tableau de gestion des stocks est une méthode qui ne répond plus aux réalités des commerçants. À l’ère du digital, une solution logicielle de gestion permet l’automatisation de toute la chaîne de valeur, le suivi en temps réel des flux en entrepôt, l’unification des points de vente… Autant d’enjeux cruciaux qui garantissent une meilleure satisfaction client et une plus grande performance. Bien choisir son logiciel de gestion de stocks, c’est s’assurer de fonctionnalités clés majeures pour l’optimisation de ses process et l’évolution de son activité.